Tugas 4 APSI D

Seleksi dan Manajemen Proyek

Pengertian Seleksi

Seleksi adalah proses pemilihan atau pemilahan individu terbaik dari sekelompok calon pelamar berdasarkan kriteria tertentu untuk memenuhi kebutuhan atau tujuan organisasi. Dalam konteks sumber daya manusia, seleksi biasanya dilakukan untuk memilih karyawan yang paling cocok untuk suatu posisi atau pekerjaan tertentu. Seleksi melibatkan pengukuran kualifikasi, kemampuan, karakteristik kepribadian, pengalaman kerja, dan faktor-faktor lainnya yang relevan dengan kebutuhan organisasi. Tujuan seleksi adalah untuk memastikan bahwa orang yang dipekerjakan adalah yang terbaik dan dapat memberikan kontribusi yang maksimal kepada organisasi.


Pengertian Proyek

Proyek adalah suatu usaha atau kegiatan yang direncanakan, diorganisasi, dan dilaksanakan dalam rangka mencapai tujuan tertentu dalam batasan waktu, anggaran, dan sumber daya yang telah ditetapkan. Proyek memiliki karakteristik yang membedakannya dari aktivitas rutin sehari-hari, yaitu adanya tujuan yang jelas, batasan waktu, dan sumber daya terbatas.

Tujuan utama manajemen proyek adalah untuk mencapai hasil yang diinginkan dalam batasan waktu, anggaran, dan sumber daya yang tersedia. Dalam praktiknya, penggunaan metodologi dan alat bantu manajemen proyek dapat membantu dalam mengelola proyek dengan lebih efektif, seperti Diagram Gantt, PERT/CPM, analisis risiko, dan lain sebagainya.
Pengertian Manajemen

Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian sumber daya (termasuk orang, uang, waktu, dan materi) untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Manajemen melibatkan pengelolaan berbagai aspek dalam suatu organisasi atau entitas, termasuk manusia, keuangan, operasional, dan sumber daya lainnya.

Pengertian Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah disiplin yang berfokus pada perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian sumber daya untuk mencapai tujuan proyek yang telah ditetapkan. Manajemen proyek melibatkan penggunaan metode, teknik, dan alat bantu untuk mengelola proyek dari awal hingga selesai, dengan memperhatikan aspek waktu, anggaran, kualitas, dan risiko. Tujuan utamanya adalah mencapai hasil proyek yang diinginkan dalam batasan waktu, anggaran, dan sumber daya yang telah ditetapkan.

Fungsi dan Tujuan Manajemen Proyek

Fungsi-fungsi utama dalam manajemen proyek meliputi :

• Perencanaan Membuat rencana proyek yang mencakup tujuan proyek, lingkup, jadwal, anggaran, sumber daya yang dibutuhkan, dan strategi umum untuk mencapai hasil yang diinginkan.

• Pengorganisasian Mengorganisasi tim proyek dengan menetapkan peran dan tanggung jawab, serta mengalokasikan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas proyek.

• Pengarahan Memimpin dan mengarahkan anggota tim proyek untuk mencapai tujuan proyek. Ini melibatkan komunikasi yang efektif, pembagian tugas, motivasi, dan pembinaan anggota tim.

• Pengendalian Memantau kemajuan proyek, memastikan bahwa proyek berjalan sesuai rencana, dan mengambil tindakan korektif jika terjadi penyimpangan. Pengendalian juga melibatkan manajemen risiko, manajemen perubahan, serta evaluasi kinerja proyek secara keseluruhan.

• Penyelesaian Menyelesaikan proyek sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan dan memastikan penyerahan hasil proyek kepada pihak yang bersangkutan. Ini melibatkan evaluasi akhir, dokumentasi proyek, dan pembelajaran dari pengalaman proyek.

Tujuan dari manajemen proyek meliputi :

• Mencapai Tujuan Proyek Menyelesaikan proyek sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan, termasuk mencapai hasil yang diinginkan, mencapai kualitas yang diharapkan, dan memenuhi persyaratan proyek.

• Mengelola Batasan Mengelola batasan waktu, anggaran, dan sumber daya yang telah ditetapkan untuk proyek, dengan memastikan bahwa proyek berjalan sesuai rencana dan tidak melampaui batasan tersebut.

• Mengoptimalkan Penggunaan Sumber Daya Mengelola dan mengalokasikan sumber daya proyek dengan efisien dan efektif, termasuk tenaga kerja, keuangan, peralatan, dan bahan, untuk mencapai hasil proyek secara optimal.

• Mengelola Risiko Mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang mungkin timbul selama pelaksanaan proyek. Tujuan ini adalah untuk mengurangi dampak risiko negatif dan memanfaatkan peluang yang mungkin muncul selama proyek.

• Meningkatkan Kinerja Proyek Mengelola proyek dengan baik untuk mencapai tingkat kinerja yang tinggi, termasuk menjaga kualitas, menjaga waktu pelaksanaan, serta memastikan kepuasan pihak-pihak yang terlibat dalam proyek.

• Memastikan Kepuasan Pelanggan Memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan atau pemangku kepentingan (stakeholder) yang terlibat dalam proyek, sehingga mencapai kepuasan mereka terhadap hasil proyek.

Elemen Manajemen Proyek

Elemen penting dalam manajemen proyek :

• Tujuan Proyek Tujuan yang ingin dicapai melalui proyek tersebut menjadi pijakan untuk mengarahkan semua kegiatan dan pengambilan keputusan dalam proyek.

• Lingkup Proyek Definisi yang jelas tentang aktivitas-aktivitas yang harus dilakukan, hasil yang diharapkan, dan batasan proyek. Lingkup proyek membantu dalam mengarahkan fokus dan menghindari ambiguitas.

• Jadwal Proyek Penjadwalan yang mencakup estimasi waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas dan menentukan urutan dan waktu mulai dan selesai untuk setiap aktivitas proyek. Jadwal proyek membantu dalam mengatur dan mengontrol waktu pelaksanaan proyek.

• Anggaran Proyek Manajemen anggaran yang melibatkan identifikasi dan estimasi biaya yang diperlukan untuk melaksanakan proyek. Anggaran proyek membantu dalam mengelola sumber daya finansial yang tersedia dan mengontrol pengeluaran.

Tahapan Manajemen Proyek

Tahapan manajemen proyek umumnya mengikuti pendekatan siklus hidup proyek dan dapat dibagi menjadi lima tahap utama. Berikut adalah penjelasan singkat tentang setiap tahapan tersebut:

• Inisiasi 

Tahap inisiasi adalah langkah pertama dalam manajemen proyek. Pada tahap ini, ide proyek diperkenalkan dan dievaluasi untuk menentukan apakah proyek tersebut layak dilanjutkan. Hal ini meliputi identifikasi masalah atau peluang yang memicu proyek, penentuan tujuan proyek, dan analisis kelayakan yang mencakup aspek finansial, teknis, operasional, dan strategis. Hasil dari tahap ini adalah pembentukan tim proyek, penyusunan proposal proyek, dan persetujuan untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.

• Perencanaan 

Tahap perencanaan melibatkan penyusunan rencana rinci untuk mencapai tujuan proyek yang telah ditetapkan. Ini mencakup pengidentifikasian lingkup proyek, penentuan tugas-tugas yang harus dilakukan, alokasi sumber daya, penjadwalan kegiatan, dan identifikasi risiko. Selain itu, tahap perencanaan juga melibatkan pembuatan anggaran proyek, identifikasi stakeholder, dan penyusunan rencana komunikasi. Hasil dari tahap ini adalah rencana proyek yang komprehensif dan dapat digunakan sebagai panduan selama pelaksanaan proyek.

• Pelaksanaan 

Tahap pelaksanaan melibatkan pelaksanaan tugas-tugas yang telah direncanakan dalam rencana proyek. Tim proyek bekerja sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan, melakukan pengelolaan sumber daya, dan berkoordinasi untuk mencapai tujuan proyek. Selama tahap ini, manajer proyek bertanggung jawab untuk memastikan bahwa proyek berjalan sesuai rencana, memfasilitasi komunikasi antar tim, memonitor kemajuan proyek, dan mengelola perubahan yang mungkin terjadi.

• Pengawasan dan Pengendalian 

Tahap pengawasan dan pengendalian berfokus pada pemantauan kemajuan proyek, pembandingan hasil aktual dengan rencana, dan mengambil tindakan korektif jika ada penyimpangan. Ini melibatkan pemantauan kualitas, pengawasan anggaran, pengelolaan risiko, serta pelaporan kemajuan proyek kepada pihak yang berkepentingan. Tujuan utama dari tahap ini adalah memastikan bahwa proyek tetap dalam kendali dan mencapai tujuan yang ditetapkan.

• Penyelesaian 

Tahap penyelesaian terjadi setelah semua tugas proyek selesai dilaksanakan. Pada tahap ini, proyek dievaluasi, hasilnya diverifikasi dan disetujui, dan dilakukan penyerahan kepada pihak yang berkepentingan. Evaluasi proyek melibatkan perbandingan antara hasil yang dicapai dengan tujuan awal, identifikasi pelajaran yang dapat dipetik dari pengalaman proyek, dan pembuatan laporan penyelesaian proyek. Tahap penyelesaian juga melibatkan pembubaran tim proyek dan penutupan administratif proyek.

Studi Kasus

Simulasi manajemen proyek dalam membuat aplikasi E-commerce

Perencanaan kerja

ID	Task Name	Assigned To	Estimated Time	Dependency	Status
1	Persiapan	Founder/CEO	2 Minggu	-	Open
1.1	Membuat Business Plan	Founder/CEO	2 Minggu	-	Open
1.2	Membangun tim yang kompeten	Founder/CEO	1 Minggu	1.1	Open
1.3	Melakukan riset pasar	Marketing	1 Minggu	1.1	Open
2	Pembuatan Produk	IT	4 Minggu	1	Open
2.1	Pembuatan Sistem	IT	1 Minggu	-	Open
2.2	Pembuatan Server	IT	1 Minggu	2.1	Open
2.3	Pembuatan Aplikasi	IT	3 Minggu	2.1, 2.2	Open
2.4	Implementasi dan penyempurnaan	IT	1 Minggu	2.1, 2.2, 2.3	Open
3	Pemasaran	Marketing	Selamanya	1,2	Open
3.1	Melakukan branding	Marketing	4 Minggu	-	Open
3.2	Merencanakan dan melakukan promosi	Marketing	Selamanya	-	Open
4	Evaluasi	Founder/CEO, HR, Finance, IT	Selamanya	1,2,3	Open
4.1	Evaluasi tim	HR	Selamanya	-	Open
4.2	Evaluasi dan pengembangan produk	IT	Selamanya	-	Open
4.3	Laporan Keuangan	Finance	Selamanya	-	Open

Perencanaan Tim

Strategi Bisnis

• Identifikasi pasar target: Lakukan penelitian untuk mengidentifikasi segmen pasar yang tepat untuk aplikasi e-commerce Anda. Pahami kebutuhan, preferensi, dan perilaku konsumen potensial.

• Pengalaman pengguna yang unggul: Fokuslah pada menyediakan pengalaman pengguna yang intuitif, mudah digunakan, dan menarik untuk meningkatkan retensi pengguna dan konversi penjualan.

• Mobile optimization: Pastikan aplikasi e-commerce Anda dioptimalkan untuk penggunaan mobile. Lebih banyak konsumen berbelanja melalui perangkat seluler, jadi pastikan aplikasi Anda responsif dan mudah digunakan di berbagai perangkat.

• Strategi pemasaran digital: Buat strategi pemasaran digital yang efektif untuk meningkatkan kesadaran merek, menarik lalu lintas, dan mengonversi pengunjung menjadi pelanggan. Gunakan saluran pemasaran seperti iklan online, email marketing, media sosial, dan optimasi mesin pencari.

• Personalisasi: Gunakan teknologi dan data pengguna untuk menyediakan pengalaman personalisasi. Berikan rekomendasi produk yang relevan, penawaran khusus, dan komunikasi yang disesuaikan untuk meningkatkan keterlibatan dan konversi.

• Integrasikan media sosial: Manfaatkan kekuatan media sosial untuk membangun dan memperluas basis pengguna Anda. Integrasikan fitur berbagi sosial dan tautan ke platform media sosial untuk memungkinkan pelanggan membagikan produk dan pengalaman belanja mereka.

• Analisis data: Gunakan analisis data untuk memahami perilaku pengguna, tren pembelian, dan performa aplikasi Anda. Dengan informasi ini, Anda dapat mengoptimalkan pengalaman pengguna, mengidentifikasi peluang pertumbuhan, dan mengambil keputusan berdasarkan data.

• Keamanan dan privasi: Pastikan aplikasi e-commerce Anda memiliki keamanan yang kuat untuk melindungi data pelanggan, seperti informasi pembayaran dan informasi pribadi. Juga, berikan kebijakan privasi yang jelas dan transparan untuk membangun kepercayaan konsumen.

• Diversifikasi saluran penjualan: Selain aplikasi mobile, pertimbangkan juga menyediakan saluran penjualan melalui website, marketplace, atau integrasi dengan platform lain. Diversifikasi saluran penjualan dapat membantu Anda mencapai lebih banyak pelanggan dan memperluas jangkauan bisnis Anda.

• Layanan pelanggan yang baik: Sediakan layanan pelanggan yang responsif dan efektif. Tanggapi pertanyaan, masalah, atau keluhan dengan cepat dan berikan pengalaman pelanggan yang positif. Hal ini dapat membantu membangun loyalitas pelanggan dan menghasilkan ulasan positif.

Penugasan 

• TimFounder/CEO : Membuat business plan, mengambil keputusan strategis, sebagai perwakilan perusahaan

• IT : Membuat dan mengelola infrastruktur teknologi, pembuatan, pengembangan, dan pemeliharaan aplikasi, manajemen basis data

• Finance : Perencanaan dan penganggaran keuangan, membuat laporan keuangan, analisis keuangan

• Marketing : Membuat rencana promosi, melakukan penelitian pasar, pengembangan branding, melakukan promosi

• HR : Melakukan rekrutmen karyawan, manajemen kinerja

Kontrak Kerja

Jabatan dan Tanggung Jawab

1. Karyawan akan melaksanakan tanggung jawab dan tugas-tugas yang terkait dengan posisi tersebut.

Waktu Kerja

1. Karyawan bekerja secara penuh waktu dengan jam kerja yang telah ditentukan oleh Perusahaan.
2. Karyawan mematuhi aturan kehadiran, absensi, dan waktu kerja yang berlaku di Perusahaan.

Gaji dan Tunjangan

1. Karyawan akan menerima gaji dan tunjangan yang telah disepakati.

Periode Kontrak

1. Kontrak ini dapat diperpanjang dengan persetujuan bersama.

Kewajiban Kerahasiaan

1. Karyawan setuju untuk menjaga kerahasiaan informasi yang diberikan atau diakses selama bekerja di Perusahaan.
2. Karyawan dilarang mengungkapkan, menggunakan, atau menyalahgunakan informasi rahasia Perusahaan tanpa izin tertulis dari pihak berwenang.

Standar Kerja

Kehadiran dan Kedisiplinan

1. Karyawan diharapkan hadir tepat waktu sesuai dengan jadwal kerja yang ditentukan.
2. Karyawan diharapkan memberikan pemberitahuan yang memadai jika tidak dapat hadir atau terlambat.

Kinerja dan Produktivitas

1. Karyawan diharapkan melaksanakan tugas dan tanggung jawab dengan penuh dedikasi dan kualitas yang tinggi.
2. Karyawan diharapkan mencapai target kinerja yang ditetapkan dan memberikan kontribusi positif terhadap pencapaian tujuan perusahaan.
3. Karyawan diharapkan mengelola waktu dan sumber daya dengan efisien untuk meningkatkan produktivitas.

Kualitas Kerja

1. Karyawan diharapkan menghasilkan pekerjaan yang berkualitas sesuai dengan standar dan prosedur yang ditetapkan.
2. Karyawan diharapkan untuk menguasai pengetahuan dan keterampilan yang relevan dengan posisi mereka dan terus meningkatkan kompetensi mereka.
3. Karyawan diharapkan menerapkan prinsip-prinsip keamanan, kualitas, dan kepatuhan dalam semua aspek pekerjaan mereka.

Kerjasama dan Komunikasi

1. Karyawan diharapkan bekerjasama secara efektif dengan rekan kerja dan departemen lain untuk mencapai tujuan bersama.
2. Karyawan diharapkan berkomunikasi dengan jelas dan terbuka, baik secara lisan maupun tertulis, serta mendengarkan dengan baik.
3. Karyawan diharapkan menjaga hubungan kerja yang profesional dan menghormati perbedaan individu.

Etika dan Integritas

1. Karyawan diharapkan menjunjung tinggi integritas, etika kerja, dan kepercayaan yang diberikan oleh Perusahaan.

Manajemen Resiko

No	Risiko	Deskripsi	Dampak	Tindak Pencegahan	Tidak Penanggulangan
1	Keamanan data	Terjadinya kebocoran data	Data beresiko jatuh ke orang yang tidak bertanggung jawab	Membangun keamanan yang kuat	Menanggapi serangan dengan cepat
2	Penipuan pengguna	Penjual melakukan penipuan menggunakan aplikasi yang dibuat perusahaan	Reputasi perusahaan menurun	Membuat verifikasi akun penjual dengan ketat	Membantu pengguna memproses penipu
3	Persaingan yang ketat	Adanya persaingan yang ketat dan pendatang baru	Penurunan jumlah pengguna	Melakukan analisis pesaing	Membuat produk yang unik
4	Gangguan layanan	Terjadinya gangguan layanan pada aplikasi	Reputasi perusahaan menurun	Menyediakan infrastruktur yang handal	Mengidentifikasi penyebab masalah dan menyelesaikan masalah
5	Pengolahan pembayaran	Terjadinya pengolahan pembayaran yang gagal	Transaksi yang hilang dan terjadinya kerugian	Menggunakan gateway pembayaran yang aman	Memberikan kompensasi pelanggan yang terkena dampak